Le soluzioni integrate di Euronovate come Value Wheel consentono la gestione dell’identità digitale attraverso la dematerializzazione dei documenti cartacei.
Euronovate offre soluzioni integrate per la gestione dell’identità digitale e per l’ottimizzazione dei flussi documentali all’interno delle società. L’azienda conta 160 dipendenti, più di 300 clienti (principalmente banche, sanità, pubblica amministrazione, manifatturiero) ed è presente in quasi tutta Europa, in USA e in diverse nazioni del Medio Oriente. In occasione del lancio di Value Wheel, abbiamo avuto modo di parlare con Massimo Ciocca, Head of Sales Retail, PA and Healthcare, che ci ha descritto le caratteristiche di questo framework per consentire alle aziende di fare a meno della carta (dematerializzazione) e di aumentare in maniera significativa la propria sostenibilità, in un’ottica di economia circolare.
Value Wheel
Value Wheel è un framework strategico progettato per misurare con precisione l’impatto positivo della dematerializzazione, in particolare dei documenti cartacei. Il sistema si concentra sulle dimensioni fondamentali: sostenibilità, efficienza operativa, impatto sociale e riduzione dei costi. Inoltre Value Wheel fornisce sia una valutazione chiara delle azioni verso la dematerializzazione sia una guida per decisioni più consapevoli e sostenibili, per creare un ambiente in cui il valore per il cliente si traduce direttamente in vantaggi tangibili.
Euronovate ha sviluppato Value Wheel per stimolare l’adozione di pratiche lavorative tese a massimizzare la sostenibilità e i risparmi che comporta, a livello sia ambientale sia aziendale. Euronovate immagina un futuro in cui l’uso della carta per i documenti sia completamente eliminato, soprattutto in società dove il suo utilizzo è massivo.
L’azienda persegue questo obiettivo da anni, analizza le transazioni effettuate nei processi di firma, di onboarding, e studia strategie tese a una riduzione netta (se non totale) dell’uso della carta. Grazie alle soluzioni di Euronovate, ogni anno sono risparmiati 10.000 alberi, equivalenti all’intero Parco di Monza, oltre a molte tonnellate di acqua, altrimenti necessarie per la produzione e il riciclo della carta.
Un’azienda paperless
L’impresa ideale è quindi paperless, in cui i flussi documentali sono totalmente dematerializzati. Questa trasformazione porta a vantaggi e risparmi facilmente quantificabili. Non solo c’è un impatto positivo sull’ambiente, ma ci sono vantaggi anche in termini di efficienza operativa e di risparmio sui costi. Tutti benefici importanti per le aziende.
Grazie alla dematerializzazione dei documenti è possibile accelerare i processi di più di 100 volte. Secondo un’indagine ISTAT del 2023, il 74% delle aziende ha già iniziato un processo di dematerializzazione, che però spesso si riduce semplicemente al prendere un documento stampato, passarlo allo scanner e archiviarlo in formato digitale. Ma non è così che si riduce il consumo di carta. Euronovate punta a dematerializzare alla fonte i contratti di lavoro e quelli finanziari, le forniture, i consensi, i referti medici. Qualsiasi processo documentale può essere dematerializzato, è solo una questione di analisi dei vari aspetti, come quelli legale, normativo, tecnologico.
Il processo di dematerializzazione è complesso e delicato, può richiedere diverso tempo. Ma perché abbia successo è necessario che porti alla definizione di procedure snelle e facili da usare, che soddisfino sia gli operatori sia i clienti finali. Questo è possibile solo grazie ad analisi tecnologiche, legali e normative, che consentono di definire in modo chiaro e preciso le esigenze da rispettare per gestire la firma elettronica, l’identità digitale, l’impiego di documenti esclusivamente digitali. Euronovate mette in campo soluzioni complete, costituite da hardware dedicato e software sviluppato ad hoc, per offrire prodotti multi firma e multi device, che impattano pochissimo sull’esperienza del cliente finale.
Lo sviluppo e l’utilità di Value Wheel
Lo sviluppo di Value Wheel è iniziato circa un anno e mezzo fa, è cominciato con l’analisi dei dati di Gestione Carte Conad, un cliente di Euronovate. All’inizio, Value Wheel serviva solo per misurare il ritorno sull’investimento, ma poi lo strumento è stato ampliato per includere le quattro macro aree già citate prima: sostenibilità, efficienza operativa, impatto sociale e riduzione dei costi.
Il framework include diverse fasi, a cominciare dal design thinking, costituito dall’analisi dei processi del cliente, dalla definizione dell’architettura, dallo studio dei flussi documentali. Seguono poi le fasi di sviluppo e test, il rilascio in produzione, il monitoraggio delle prestazioni e infine l’analisi dell’impatto sui processi aziendali.
In questo percorso, Euronovate prende in considerazione molti parametri, da come è organizzata l’azienda, quante sedi ha, se è una banca oppure opera nella sanità, quanti operatori fanno accoglienza allo sportello, in presenza o in remoto. Importante è la quantificazione del numero di firme, quante pratiche e quanti consensi sono firmati, la media dei fogli prodotti. Si analizzano poi i tempi necessari per una pratica puramente cartacea, tempi che sono confrontati con quelli di una pratica digitale. Questo permette di evidenziare i vantaggi della dematerializzazione, che è benefica anche per quanto riguarda la logistica, ovvero l’eliminazione dei costi e dei tempi necessari per muovere e gestire i documenti cartacei, non solo in sede ma anche in uno o più archivi esterni. Tutte le informazioni relative alla dematerializzazione sono raccolte e organizzate nelle quattro aree della Value Wheel, con in evidenza il ritorno sull’investimento.
Esemplare è il caso di un cliente di Euronovate, un’azienda che opera nel settore della sanità, con 90 sedi e 300 operatori, che gestiscono 650.000 pratiche all’anno con una produzione cartacea di 4.500.000 fogli A4. L’implementazione della dematerializzazione dei documenti ha portato a una riduzione annuale dei costi di oltre 342.000 euro e un risparmio di 1,6 kW di energia. La gestione digitale delle pratiche firmate ha comportato una diminuzione di 81.000 ore di lavoro (0,8 ore al giorno per persona), tempo che è stato possibile reimpiegare per accogliere nuovi utenti e per ridurre lo stress lavorativo. Il tempo necessario per la finalizzazione di una pratica si è ridotto di 36 volte. Il break even economico è avvenuto in 13 mesi, con un ROI in tre anni del 261%.
Nel caso Gestione Carte Conad, il flusso documentale necessario per ottenere una Card è diventato 120 volte più veloce grazie alla firma elettronica e alla dematerializzazione, con un break even di 13 mesi e un ROI del 26% in tre anni.
Soluzioni ad hoc per il percorso documentale
Euronovate ha sviluppato soluzioni ad hoc per rendere più agevole e veloce il percorso documentale del cliente finale (customer journey). Per esempio, quando la persona si presenta in una struttura sanitaria, il suo riconoscimento e la gestione dei documenti relativi sono resi molto più rapidi e sostenibili grazie alla dematerializzazione, all’applicazione di processi digitali che considerano tutti i fattori normativi, tecnologici e di user experience. In pratica sono eliminati i tempi morti e si sveltisce l’acquisizione dei dati relativi all’identità dell’utente tramite l’uso di tecnologie e di hardware come telecamere e sensori NFC per la lettura delle carte di identità e sanitaria. Nel caso sia necessaria una firma vera e propria, Euronovate offre le proprie tavolette grafometriche, sviluppate al suo interno e conformi a tutti gli standard più recenti.
Le soluzioni di Euronovate prevedono anche l’accesso degli utenti da remoto. Quello che di solito è necessario fare al banco dell’accettazione si può fare anche in mobilità, per poi recarsi direttamente nella struttura sanitaria, per esempio, dove è attiva una sorta di fast track, come in aeroporto. L’utente ha già la documentazione necessaria, è riconosciuto velocemente e può seguire più speditamente il suo percorso per ottenere i servizi di cui ha bisogno.
La dematerializzazione cartacea è una leva strategica
In definitiva, la dematerializzazione cartacea è una leva strategica per ottenere l’efficienza operativa, la sostenibilità ambientale e aziendale. Value Wheel è un framework strategico applicabile a diversi settori, che permette sia di misurare l’impatto positivo della dematerializzazione sia di fornire una guida verso decisioni più consapevoli e sostenibili, al fine di arrivare a un’azienda veramente paperless.
La transizione dalla concezione di economia lineare a quella circolare è una delle principali risposte alle attuali sfide ambientali ed Euronovate spinge con determinazione questo cambiamento, non solo proponendo soluzioni paperless ma anche gestendo in prima persona l’hardware offerto ai suoi clienti. Hardware che, grazie alla formula trade in, è rinnovato in maniera sostenibile, con i vecchi device ritirati e smaltiti con criteri ecologici e sostenibili.
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Value Wheel è un framework strategico progettato per misurare con precisione l’impatto positivo della dematerializzazione, in particolare dei documenti cartacei. Il sistema si concentra sulle dimensioni fondamentali: sostenibilità, efficienza operativa, impatto sociale e riduzione dei costi. Inoltre Value Wheel fornisce sia una valutazione chiara delle azioni verso la dematerializzazione sia una guida per decisioni più consapevoli e sostenibili, per creare un ambiente in cui il valore per il cliente si traduce direttamente in vantaggi tangibili.
